開會技巧
文 林庭宇
「我們開個會討論一下這件事」大家是不是都很怕聽到這句話呢？常常無效率的會議，就會把我們的時間佔去一大半。特別是，當公司整天都在開會時，很容易就陷入空轉。以下的文章，濃縮美日台跟開會有關的書籍與自己的經驗，幾個開會技巧，希望能幫助大家提升開會效率！
開會的目的是什麼？
會議不單純是「提供大家資料」或是「進行討論」的地方，「 開會的意義，是拿來說服別人你的決策」 。好的開會技巧，能讓開會時間縮短、也能達到開會目的。
無效開會怎麼避免？
Elon Musk 曾針對「如何提升生產力」提出三個針對會議的建議：
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停止舉行大型會議
若我們每次參加的會議前 ，加總房間中每個人每小時的成本，我們就會知道這個會議是否負得起這種價值。請停止所有大型會議，除非您確定它們為所有聽眾都提供了價值，但在這種情況下，也請保持簡短。
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停止舉行例行性會議
避免召開例行性會議，除非我們所處理的是非常緊急的事情。而一旦緊急情況解決，例行性會議次數應該會迅速下降。
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允許自由退出會議
「當你繼續待在會議中已經很明顯無法繼續增加價值時，應該立刻退出會議或掛斷電話。」馬斯克說明。「離開不是不禮貌，讓某人留下來並浪費他的時間才是不禮貌。」
當然對於很多企業來說這會有點困難，但也有許多人容易把會議當作是種「群體討論」的工具。會議當然要做討論，但別讓會議的交流沒有方向與目的。
開會前應該準備什麼
會議主持人應事先準備以下四個項目，才能有效地進行會議。
本次會議的主軸為何
- 會議議程要預作規劃，並事先發給與會人員，以使開會人員能了解參與該次會議之目的、開會重點與要討論的內容、要預作之準備，有疑惑能事先溝通。
理解與會人員對於背景資訊的認知
- 所有問題是否都已經瞭解
- 需要釐清的疑問是否都已經釐清
事先想好合適的資訊呈現方式
- 會議上是否還需要提供簡報
- 圖表和文件哪個比較適合這場會議？
- 開會方式怎麼做比較好？嚴肅或是輕鬆？
事先想好如何達到有效溝通
- 主要利害關係人為誰
- 主持會議流程的是誰？誰來完整開場這次會議的內容？
開會流程如何設計
開會成本控管
職場上特別要注意開會成本，不要遲到。把開會前十分鐘，當成赴約時間。
儘早散會
若發現不可能討論出結果，就應該儘早散會，並請與會者在下次開會之前，思考為何無法得出結論。若出席開會的人沒有準備必要的資料，讓你覺得今天的會似乎無法順利進行，也請提前散會。若已經達成目的，也提早散會。
當場作決定的心態
一旦出席開會，就要有當場作決定的心態。把討論的事情帶回去，思考的人還是自己，不如和合作對象一起想。
確認與會者理解程度
在會上確認具體步驟，避免有人不清楚狀況。必須不斷給出具體的指示，不要有「反正不必講那麼明大家也知道」的想法。
結束前導引總結
開會結束前 15 分鐘，把會議引導到總結。結束前 5 分鐘，確認與會者都確實理解開會內容，以及知道這場會的小結。
結束會議前確認項目
結束開會之前，必須好好確認會中決定了哪些事情、指派了哪些工作，確認「這麼做可以嗎？」
自我會議記錄
會後 5 分鐘，整理自己的開會記錄重點，並發一封提醒信提醒自己的工作計畫，確實列出重點。
高效率會議的 開會技巧
每個人都想做到高效率的會議，讓自已的工作效率提升。但詳細應該如何做到呢？我覺得一個對大家有幫助的會議，應該會囊括以下幾種原則：
避免過於細節的問題
若是兩人間的細節問題，請會議後彼此討論，別浪費在場其他人的時間。會議主持人要特別注意在場是否會發生這種事情。
避免沈默
開會是一種磨練溝通能力的場合，所以每個參與會議的人都應該儘管發言。如果一個人在會議上永遠都不會表達意見，那只要寄給他會議記錄就好，不應該讓他參與會議。要禁止沈默的人參與開會，他人沈默的力量會造成大家不想發言，使氣氛沈重。
目的不在分享資訊，而是導出商業結果
不要只為了分享資訊而開會，分享資訊透過電子郵件或是書面資料就夠，開會是為了激發創意與作出決定。
請每個人事先做準備
要提升開會效率，事先準備很重要，帶著自己準備的資料與想法出席。
會議記錄一個人做就夠了
一個人帶電腦做開會紀錄就夠，因其他人需要思考與說話。當每個人在做會議記錄，就會造成大家忙於記錄而進入沈默的漩渦中。
提出問題的人要提出解決方案
在大型組織中，很容易碰到「為反對而反對」的情況，出席開會的人，都應該抱著善意行動。如果否定了別人的意見，不管什麼部門、什麼立場，都該提出替代方案。
讓不需出席的人離開會議
如果開會的議題已經進入下一個段落，那就該注意是否有「可以不用在場的人」，若有就「應該讓他離席」。因為每個人一天的工作時數都是固定的，所以讓已無法產生貢獻的人盡快結束會議，對公司才是最有利的。
在跟需要離開的同事說明時，可以用比較委婉的方式說明，像是：「不好意思，接下來的會議將要討論ＸＸＸ，因為考量您的時間寶貴，如果您還有別的事情，可以先行離開會議。」當然這是需要管理者帶頭長久時間練習的。
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