如何透過「課後問卷調查」做好教育訓練成果評估

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課後問卷調查

在各家企業走向競爭激烈的時代,要想從頭破血流的紅海市場中殺出一條活路,進入凸顯企業價值的藍海領域中,就必須透過培育組織人員能力、提升人力資源品質,以創造差異化的企業競爭力,也因此越來越多的企業開始投入大量的人力與物力,來辦理企業教育訓練工作。

 

文 / 動態策略管理顧問公司

當企業將教育訓練視為是一種投資,自然而然就會考量這項投資是否能符合期待?是否能達到效益?是否真能為公司帶來改變?若辦了一場教育訓練,只是靠著講師的舌燦蓮花、幽默風趣,將學員哄的又哭又笑,像是上了一堂精彩絕倫的課,但離開教室,問及方才的課程學習重點是什麼,卻無人能給出一個像樣的回答,變成「上課很感動、下課不會動」的慘況,這樣的訓練結果就很難給出交代了!

也因此,一味追求漂亮的「課後滿意度」並不是理想的做法,反之,設計一份能真實反應訓練成果的「課後問卷調查」,以便在每一次的訓練後做適度的調整,讓下一次的訓練內容規劃更符合企業需求及學員期待才是最重要的!

 

課後問卷調查 該包含什麼項目

一、學員資料

問卷調查表中,一定要讓學員填寫基本資訊,包含:姓名、部門及職稱。這不是為了看「誰給了負評」好秋後算帳,而是有些課程可能學員來自各個部門、各個職等,比如:今天上的是行銷相關課程,對於非行銷部門的人來說也許會較為吃力,或是今天上的財務管理課程,對財務部裡不同職位的人員來說,在「課程難易度是否適中」或「課程內容是否容易落實」可能又會有不同的見解。所以基礎資訊相當的重要,一定要確實填寫,才能在課後檢討時有更明確的分析方向,同時,若有學員提出不錯的意見反饋,或是想要更近一步了解某位學員的想法,也能藉由基礎資訊的提供找到對的人去詢問了解。

二、課程規劃

有關課程規劃的調查,大致上可分為以下幾個項目:

  1. 課程設計符合需求

課程設計是否符合需求,可以說是問卷調查中最重要的項目之一。好的辦訓單位或是好的講師,會在課前與受訓單位的相關主管進行訪談,實際了解企業目前的痛處、想要解決的問題,以及預期達到的目標等,並依企業需求規劃設計課程內容。也因此,這個項目的評分若偏低,就要檢討是否是課前訪談溝通不良,以至於講師對企業的需求對焦失準,或是課程設計有符合受訓單位主管的需求,但卻不符合學員的期待(主管評分高、學員評分低),那是否意味著主管並未真正了解基層人員的困境?

  1. 課程教學主軸明確

在實際瞭解企業需求之後,講師就要以企業目標為主軸來規劃整個課程內容,若是課程設計沒有明確的主軸,這邊講一下、那邊扯一下,讓學員上完課感覺霧煞煞,不清楚講師到底想傳達什麼資訊,也覺得上完課沒有很明顯被提升了哪一部分的能力或知識,那這樣訓練成效肯定不會太好。

  1. 課程內容架構完整

課程內容除了要有明確的主軸,也要有清楚且完整的架構,因為多數來說,在上了一整天的訓練課程之後,學員能記得的課程內容有限,所以講師在設計課程時,一定要先幫學員建立清楚且完整的基礎架構,並給每一個重點架構一個「關鍵字」,再把架構下的細節一一填補進去,這樣就算學員在課後一下忘記細節是什麼也沒關係,只要腦中記得架構裡的每一個關鍵字,就能慢慢回想起課程重點在哪裡。

  1. 課程難易度適中

課程難易度要與學員基礎資訊一起評估分析,如同前面所說,即便是同一個部門一起去上專業類課程,不同職位的學員也可能因為資歷深淺而對難易度有不同評分標準。若是不論職位高低,都普遍認為課程內容太容易,那代表講師帶給學員的新東西可能太少,學員成長的空間就非常有限 ; 若是不論職位高低,都普遍認為課程內容太難,那也不是一個好現象,因為學員沒法消化吸收就等於白學了,這兩種結果都會讓人有「浪費錢」的疑慮。至於中高階主管覺得太容易,但基層員工又覺得太難,是否是兩方程度真的相差太大,未來是否要盡量分開上課,則要再進一步的去評估。

事實上,好的講師應該要能在課前分析學員組成名單,並適時地在課中切換不同的角度,以深入淺出的溝通方式,讓資深、資淺的學員都能充分理解所學。所以這一點評估項目,不只是能看出各學員的學習能力,也是考驗講師、判斷講師靈活度的一項重要指標。

  1. 課程實用易落實

如果課程內容大致都很不錯,學員也感覺學到了不少新知識,但實際上能運用在實務工作上的機會不多,那還是有些可惜的。好的講師,要能以受訓單位的產業性質,或實際常見的問題在課中帶入案例分享及分組討論,讓學員能身歷其境去思考下一步該怎麼做,並在課後離開教室,馬上活用在辦公桌前的工作上。

三、講師授課

有關講師授課的調查,大致上可分為以下幾個項目:

  1. 講師口語表達能力

這個項目是對講師的基本要求,若是口語表達能力不好,老是讓學員聽不懂講師倒底是在說什麼,評分普遍不高的話,請不要懷疑,直接把這位講師列入黑名單吧!

  1. 講師授課內容專業度

如果講師本身不夠專業,可能會給學員建立錯誤的觀念,或提供不正確的資訊,如果因此而害業務掉客戶,或在策略的擬定上出差錯,是有可能對受訓的企業造成極大的後續損失,所以千萬不要為了省錢,去找來路不明的講師來做訓練,要知道,「找不對人」損失的可不只是該門課的講師費用而已!

  1. 講師互動及問題回應

為什麼要有這項評估指標?其實多數的講師在上課時都採取「單向溝通」,好像學校教授在講台上滔滔不絕的講個不停,也不管台下的學生究竟聽懂了多少一樣,這樣的訓練模式成效較容易打折扣。如果講師可在課堂上多與學員做「雙向互動」,不但能確保學員有確實理解講師的授課內容,也能透過隨機點名,讓學員處於高度專注的學習狀態中。另外,講師是否能針對學員的提問,給出讓人折服、可有效化解學員疑問的解答,也是評估「講師價值」相當重要的一點。

  1. 講師教學充滿熱情

學習氛圍是很重要的,若是講師的授課態度沒有表現出對教學的熱情,底下的學員也容易跟著死氣沈沈,這樣不管是單純的聽課,還是要做小組討論,都很難有好的結果。

  1. 講師時間掌握流暢

曾經有一位人資抱怨,找了一位講師來上課,結果光是自我介紹就花了30分鐘!導致還沒開始上課,學員就開始覺得無趣、失去學習意願,這樣的講師顯然搞錯了教育訓練的主角是誰。事實上,講師向來不是教育訓練的主角,教育訓練真正的焦點人物應該是各位學員才對,如何在有限的時間裡,讓學員們得到最大的好處(利他),才是每一位講師在課程的時間掌握上最該關心的點。

曾經,我也遇到有企業因為預算的問題,壓縮講師的課程時數,造成課後調查表上普遍被留下「討論的時間太短」、「講課的節奏太快」等,所以這項評估指標不只是看講師本身的時間掌握度,也是人資單位未來在做辦訓規劃時,可以跟高層爭取更高預算的籌碼。

四、課後回饋

在課後調查表的最後,可以再列出幾項問答題讓學員自由發揮,例如:本次課程有哪些部分最能幫助您落實工作?這樣的問題可看出學員對於課程的哪一個部分最印象深刻,如同前面所說,學員通常能記住的內容有限,若是這題普遍留下空白,或是寫下的多是講師最後授課的單元的話,那要不是因為課程內容真的不易落實,就是課程架構不夠清楚,讓學員上到後面就忘了前面在講什麼了!

課後問卷調查

另外,也可詢問後續是否還有其他希望可以安排的課程,藉此判斷學員的學習動機和積極性,也了解學員認為自己不足的部分在哪裡,以做為未來辦訓方向的參考。

 

課後問卷調查表 該在什麼時間發放

課後問卷的發放時間也是很重要的!有些辦訓機構為了圖方便,在課程一開始就連同講義,或是中場休息就發放給學員,以至於有些學員受到問卷干擾,一邊上課一邊分心想著問卷怎麼打分數,或是還沒有上完完整的課程,就在中途開始妄下評論,這樣都是不對的。如果沒有讓學員在正確的時間,用真誠的態度來填寫問卷,這份課後滿意度調查表就可能會失真,而喪失一定程度的參考價值。

也因此,最好的做法,是事先讓辦訓機構、企業人資單位,以及講師達成三方共識,讓企業人資單位於課前先給學員打預防針,要求學員全程參與訓練後,留下來協助填寫課後問卷。而講師也需確實掌握授課時間,配合在課程時間結束前十分鐘完成訓練及問答交流,以便讓學員有足夠的時間,專心填寫問卷內容(盡量不要在課程時間結束才發放,否則有些學員會因急著回辦公室而隨意填寫)。

 

 

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教育訓練 課後問卷調查

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Karen Tsai