採購人員用哪些策略降低成本?知己知彼,百戰百勝!

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一般情況下,商務管道降成本的方法有競爭性談判、鼓勵供應商之間的競爭、招標採購、調整付款方式、延長付款時間、優化運輸管理等。

一、競爭性談判:

曾有人這樣形容:採購的日常事務主要是找貨源、談判,再找貨源、再談判,周而復始。這在某種程度上揭示出談判對於採購的重要性。一般來說,衡量談判是否成功,主要看其是否同時滿足三項條件:一是簽署一個雙方都認可、有效力的協定;二是要看談判者花了多長時間達成這個協定,是否能夠滿足企業對時效的要求;三是在簽署協定後,能否維持雙方和諧的關係,確保協議有效的順利執行。應該說,採購人員在談判時,要力爭實現這三個條件,從而確保談判成功。

二、鼓勵供應商之間的競爭:

供應商之間的合理競爭,有利於降低產品價格,甚至提高生產效率。在實際工作中,採購方鼓勵合理競爭的方法,主要是差異化和低價格。例如,廠商之間產品的功能差異、外形設計差異、服務差異、價格差異等,都促使彼此競爭。為了鼓勵這類合理競爭,採購方要做到對供應商一視同仁,注重開發新廠商,並且運用新廠商的競爭優勢,與現有的供應商競爭性談判。

另外,鑒於更換供應商需要付出一定成本,而且存在著一定風險,採購方要慎重更換,引進新供應商很大程度上是為了取得談判優勢,以降低成本,同時激發廠商提供更有競爭力的產品、服務和價格。

三、招標採購:

企業常用的招標採購方式有兩種:一種是公開招標,另一種是邀請招標。公開招標是招標方以招標公告的形式,邀請不確定的供應商投標的方式,其基本特徵是供應商的數目較多或者不確定;邀請招標是指招標人以投標邀請書的方式,直接邀請特定的潛在投標人參加投標,並按照法律程序和招標文件規定的評標標準和方法,來確定得標人的方式,邀請招標的基本特徵,是供應商數目較少或者已經確定。

一般來說,招標採購有利於激發供應商之間的競爭,規範採購行為,使得採購方在一定程度上降低採購價格,獲得更多的額外服務。同時,招標採購中的公開招標,通常是面對全社會,還有利於開發更多的潛在供應商。

四、調整付款方式:

採用適當的付款方式,有利於降低採購成本,常見的付款方式有先款後貨,也就是供需雙方簽訂契約後,採購方立即一次性付款,貨款到後發貨,這種情況下,供應商一般占有強勢地位;還有先貨後款,供需雙方簽訂契約或訂單後,貨到後才付款,這種情況下,採購方比較強勢;另外,收取保證金的方式,一般是收取貨款的10%為質保金,質保期到後無問題再付。

五、延長付款時間:

企業在經營中總會出現應收款與應付款,對於企業來說,理想的狀態是:「應收款儘早收回,應付款延遲付出。」其中,延長付款時間可以為公司爭取更多的現金流,有利於提高資金效率,減少資金占用成本。

六、優化運輸管理:

企業在採購契約或訂單上,要清楚說明運輸要求,例如運輸量、運輸價格、運輸距離、運輸路線、運輸目的地、到達時間等,從而控制運輸的品質、效率與成本。此外,雙方還要明確規定運輸費用由哪一方支付。

此外,在商務管道降成本的方法中,還有反向拍賣等方式,即採購方居於主導地位,在一些資訊平臺,如網站上給出要採購產品的詳細規格描述,然後多家供應商依次出價,最後與報價最低者成交。當然,採取這種方法時,採購方還要確保採購品質。

銷售力Sales Power】特別授權節錄內容

摘錄自《賺錢公司的採購學》,作者肖瀟大是文化出版社,2018年2月1日出版。