遵循「三少三多」原則,業務會議的效率大升級!

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提高會議效率 吳育宏

提高會議效率

文:吳育宏(行銷專家)

開會效率(efficiency)決定團隊效能(effectiveness)

「開會」是上班族行事曆上不可或缺的項目,特別是晉升為管理職後,大小會議幾乎占據了主管大部分的時間。一次集合不同單位同事共聚一堂,看似為跨部門溝通的一種好方式。但是實際上許多效率低落的會議,經常圍繞在沒有建設性的對話,這些沒有產值的時間浪費,也隨著出席人數而倍數增加。

因此,若是我們瞭解到每位員工的時間都是最寶貴的資產,就有責任去共同維持會議進行的效率。特別是負責召開會議的主席,對於議題的主導、發言的聚焦、時間的掌控,絕對扮演了最重要的角色。

主角是我們,不是他們

在部門會議裡,最常見到的現象就是對其他單位的批評。或許這是抒發壓力的一種方式,世界上本來也就沒有完美的工作環境,但是這一類缺乏建設性的言論出現在團體討論中,除了將負面情緒感染給更多人,實質上不會帶來任何幫助。

更重要的是,當我們習慣去談論別人的缺失,往往就忽略了自己該做些什麼。於是在一連串的抱怨之後,可能發現那些都是自己無法掌控的部分。會議結束,一家公司什麼也沒有改變。所以讓會議更有建設性的第一步,就是把討論的主角從「他們」改為「我們」。

三少三多的開會原則

我將它稱為「三少、三多」的開會原則。少說別人哪裡做得不好,多說自己哪裡可以改進;少說別人應該改變什麼,多說自己應該改變什麼;少說一件事有多少困難、多少阻礙,多說一件事有什麼可能的解決方案。

當談話的主詞從「別人」改為「自己」,我們的發言會變得比較謹慎,漫無目的的批評無形中就減少了。再者,會議最重要的目的,本來就是會後採取的行動對策,多談論自己要做些什麼,遠比評論別人該做些什麼來得重要。

從評論者變成行動家

會議主席最重要的職責,就是讓每個人脫離「評論者」的迷思,成為真正的「行動家」。前者總是聚焦在別人身上,永遠當一個毫無責任、動口不動手的旁觀者;而後者的焦點在自己身上,因為可以實際採取行動、檢討修正的人就是自己。

讓會議中更有生產力、會議後更有行動力的秘訣,就是不斷圍繞在行動對策(Action Plan/To-Do-List)。每次會議的第一個議程,就是檢視上一次會議決議的執行落實情況;而最後一個議程,就是複誦每個人離開會議室後要採取的行動。

高效率的會議,可以讓團隊的效能倍增;相對的,低效率帶來的負面效應,也會倍數複製。在走進會議室前,別忘了每個人都有發言的權利,也都有讓團隊變得更好的責任。

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