兼顧名片管理的「質」與「量」,名片上的對象才會變成你的貴人

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客戶名片管理 吳育宏

客戶名片管理

文:吳育宏(行銷專家)

業務人員如何管理傳統的名片,在社群網路崛起之後依然是重要的課題。就如同印刷書籍很難立即被電子書取代,是一樣的道理。

首先我們要確認管理名片的「平台」,是使用名片簿、名片檔案盒(依英文字母排列),或是轉為數位化的電子檔(如Excel格式,或大量掃描為PDF檔)、CRM(顧客關係管理)軟體等。在大多數情況下,這些工具是被整合在一起使用。

接著是以自己的產業特性、工作型態和習慣,系統化的做好人脈分類。諸如以產業別、公司別、社交活動別(研討會、俱樂部)做區分。若是某一類別的名片數量龐大,則進一步區隔為經常連絡(放在手邊的名片本),或是存檔備查(容量較大的檔案整理盒)。

接著是界定維繫關係的方式,也是名片管理最重要的目的。有些業務人員以蒐集名片的「數量」來作競賽,並引以為傲。但是最常發生的盲點是:「我認識他,他卻不認識我。」也就是花費許多心力蒐集、整理名片,但是沒有適當的管道去維繫彼此關係。那麼在真實世界裡,這樣的名片只能算「資料」,而不是你的「資源」。若只是蒐集了一堆「名單」,實際產生的價值非常有限。

名片管理最有趣的地方在於,當我們歷練尚淺、人脈不多的時候,不會意識到管理名片的重要性。而這也是一般工作者在35歲前的寫照:累積「專業」來創造價值。

但是當我們工作多年、認識的人脈越多之後,可能已經拿過、且遺失過無數的名片。這時候也正值靠「關係」創造價值的階段,然後才發現有一套「名片管理系統」是多麼重要。這一套系統不限定是安裝在電腦上的軟體,重點是我們有一套清楚的邏輯去蒐集、整理與應用名片。

這就好比經營一間五星級飯店,我們絕對不會等到房客人滿為患的時候,才想到房間數量不夠、服務系統雜亂無章,然後才檢討系統升級、飯店擴建的計畫。聰明的經營者一定會將完整的軟硬體設施建置完備,然後游刃有餘的迎接源源不絕的房客(人脈)入住。

最後,不管是經營飯店或是經營人脈,最重要的關鍵是:你必須端得出真材實料的好菜(價值),你的品牌才能永續經營,而名片上的對象才會變成你的貴人。

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