停止吵架的會議!讓會議變成團康遊戲吧!

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吵架的會議
吵架的會議

文 吳育宏

美國著名的小說家馬克·吐溫(Mark Twain)曾經說:「工作和玩樂是同義字,只是分別使用於不同情境而已。」

大部分的我們都是極其平凡的普通人,沒有馬克·吐溫與生俱來的天份與才氣,要做到工作如同玩樂般的瀟灑,在現實生活中很不容易。然而,他這一句寓意深遠的格言,卻非常值得我們省思。

對許多朝九晚五的上班族來說,工作和玩樂是兩個「反義詞」。一旦在工作中找不到樂趣,就會感到倦怠,想要逃離工作情境,完全沒有回到工作崗位的動力。所以在週一早晨的大眾運輸工具和辦公室裡,我們可以看到許多「星期一憂鬱症(Monday Blue)」的神情。

但是,工作真的是這麼毫無樂趣的事情嗎?有時候若是能夠轉換心態,或許我們能得到完全不同的結果。在我所熟悉的業務團隊管理上,就有很多這樣的例子。

一如往常,會議開始我試著聊些輕鬆的話題,大家也都神情愉快的談論著。但是一進入到正題,討論公司作業流程的問題,許多人的臉馬上沉了下來,好像千萬斤的壓力籠罩著。

 

吵架的會議吵架的會議

這是一個公司內部「樣品規格確認單」的流程問題。技術主管向我反映,業務員在製作單據時內容不夠詳細,導致其他單位發生錯誤的解讀。從客戶端、業務部、技術部、生產部到品管部,資訊鏈被拉長之後,溝通的落差就越來越大。

手上拿著剛發生的案例,我請業務員Claire向大家說明來龍去脈,希望集思廣益之後討論出較佳的解決方案。

「客戶需要的樣品規格總共有10多種,而且內容複雜。我整理過後,是這麼製作『樣品規格確認單』的。」Claire說明自己如何亂中求序,來編排這一份內部傳遞的單據。

由於「結果」已經證明她的產出有瑕疵,造成其他部門的困擾,此時在會議室內的其他業務員,自然是七嘴八舌的提出看法。

表格是僵化的,人的溝通與應變才是活的,實務做法原本就沒有標準答案。所以我決定先當個觀察者,讓多一些人發表意見。但是在一陣熱烈的討論之後,我發現有些發言失焦了。(吵架的會議)

許多爭論只為了證明「我的看法比你高明」,而淪為充滿吵架的會議了,但是提不出實際的做法。有些人則是把概念說得天花亂墜,但是完全沒有能力把它文字化。根據我的經驗,這些發生在會議室內的口水戰結束之後,一家公司的運作什麼也不會改變。這種通病,正是執行力低落的最大元兇。

更糟糕的是,當事人和其他提供意見的業務員,彷彿變成對立的角色。大家的砲火越來越兇,Claire的表情越來越沉重。我想,我必須打斷這群人的討論了。

「請先停止發言,讓我把『迷航』的各位拉回來!」我希望他們心中真的有一個畫面,發現自己就像脫離航道、橫衝直撞的小船。

「剛才我聽到很多不同的意見,有些值得商榷,有些很有建設性。最重要的是,組織裡面最怕出現的就是『評論者』,也就是『動口不動手』的人。在場有沒有人可以用『結果』來證明,自己的論點是最好的?」

負責那張單據的業務員只有Claire,以此案例來說,只有她一個人要對結果負責。而且每個人也都習慣了當評論者,沒有人知道如何用「結果」來證明自己的論點,會議室內一片沉默。

長條型的會議桌把所有人分成兩群,我心想,這就是最簡單的分組方式。

「我的建議是,坐在我左、右兩邊的人各自成為一個小組,我們來進行一個『遊戲』。」

聽到「遊戲」這個字眼,剛才爭的面紅耳赤的一群人,臉部表情總算是放鬆了一點。Claire好像從槍林彈雨中脫身似的,身體向前傾、眼睛張得跟金魚一樣大,仔細聽我接下來要講什麼。

吵架的會議

「遊戲規則很簡單,就是兩組各自找時間討論,以剛才的案例來合力產出一份你們認為最詳細、最理想的『樣品規格確認單』。各位交給我的『作業』,我就請技術部門主管來當最客觀的裁判。他認為哪一份比較清楚,哪一組就獲勝,我來頒發獎品。」

這個提議馬上得到大家的支持,會議室的氛圍也從劍拔弩張變得輕鬆許多。而且另一位業務員Tom已經迫不及待,舉手發言要再補充自己的看法。

「等一等,Tom,剛才大家已經『說』得夠多了,我要看到的是實際產出。」

我接著補充:「而且,你打算讓坐在對面的另一組對手,現在就知道你的好點子嗎?既然你們都對獎品感興趣,現在你的想法已經變成『商業機密』了,你應該好好跟隊友討論才對吧?」

Tom一邊抓頭、一邊點頭,然後大夥附和著要他趕快閉嘴,會議室內笑成一團。

當我把兩個空白資料夾交給兩邊的組長,並再次重申遊戲規則和交卷日期的時候,我看到的是大家更積極的態度,同時團隊氛圍也是更正面的。

在維持工作該有的秩序之下,如果我們成功融入「玩樂」的元素,很多事情都會改變。它改變了一群業務人員的工作心態,也改變了我管理者的角色,從一個刻板無趣的監督者,變成帶動士氣的團康主持人。

吵架的會議

我不知道那個靈感怎麼跑出來的,但是我當下想到的,就是馬克·吐溫所說的話:「工作和玩樂是同義字,只是分別使用於不同情境而已。」

 

 

作者簡介 吳育宏

臺灣B2B權威、業務行銷專家,專精於營運管理、行銷策略、業務管理、專業銷售技巧。專欄文章刊登於《經濟日報》、《商業周刊》,著有《B2B關鍵客戶經營地圖》、《90%高級主管出身業務,B2B聖經》、《讓90%大客戶都點頭的B2B簡報聖經》(皆由大是文化出版)。 現為「立本台灣聯合會計師事務所」(BDO)副總經理暨業務行銷管理顧問服務部門負責人。BDO成立於1963年,總部設於比利時布魯塞爾,在全球162個國家或地區有1,500家會員事務所,員工人數超過7萬3,800人,提供專業的審計、稅務、顧問諮詢服務予全球客戶。

B2B業務關鍵客戶經營地圖:一張A4紙,五大關鍵思考,客戶從此不亂殺價不砍單,搶著跟你做生意。

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