AI驗證!最強PPT製作法:照做就對了!提案成功率94%

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原文書名:科学的に正しいずるい資料作成術
原文書名:科学的に正しいずるい資料作成術

 

AI

  • 書名:AI驗證!最強PPT製作法:照做就對了!提案成功率94%
  • 作者:越川慎司
  • 譯者:黃詩婷
  • 出版社:如何出版社
  • 出版日期:2020年10月01日

書摘

<序章>

如何使用AI進行分析?

本次調查運用了四種AI程式。

訪談方面在獲得許可後進行了錄音、錄影,並以Google的Speech API將錄音檔轉成文字。錄影檔則使用Microsoft Azure Cognitive API來分析情緒。文字檔使用IBM Watson的文字挖掘功能來分析種類、傾向。投影片資料手動轉換為圖片,以Microsoft Azure分析圖片、並使用Amazon Web Service的Deep Learning來導出獲勝模式。

藉由使用多家不同公司的AI來提高分析的精確度,藉此精粹出「能夠一次讓人說出OK的簡報」之特徵及傾向。以下介紹實際進行AI分析時的三步驟。

<AI分析步驟1>

首先要收集各式各樣的投影片資料。接下來根據訪談決策人員的情報,來為資料標上可打動人心、可驅使人行動,或者非此類資料的標籤。另外,在訪談的發言中也會將表示開心或怒氣的語言區分出來。

<AI分析步驟2>

挑選出標上成功標籤的資料,找出其特徵、共通點(文字數、經常使用的關鍵字、色彩數量、圖片使用頻率、圖片及圖示用量多寡等)。除了「可打動人心的資料」外,也會分析在訪談當中經常被提及的話語,以及提及該詞句時的情緒。

<AI分析步驟3>

比較「可打動人心的資料」與「無法達成目標的資料」這類分析,例如,「能夠打動人心的資料當中,1張投影片的文字量平均在無法達成目標的資料之1/3以下」。要了這個分析法則(演算法),就可以簡單判斷出作好的資料是否能夠打動人心。

 

什麼是使用AI導出的「獲勝模式」?

 依據此調查及分析的結果,得知決策人員會採用「與製作者不同的觀點」來看資料,製作者耗費時間、費工夫處理的部分還可能得到反效果。也就是說,大多數耗費時間作出來的資料都無法打動對方,也無法留下成果

整理後得出以下三大重點。

<訪談調查與AI分析後得到的真相>

  1. 難以理解的資料10秒就會被丟在一邊
  2. 不同職位者重視的要點也不相同
  3. 數字與簡潔的用色能震撼人心

接下來依序說明。

1.難以理解的資料10秒就會被丟在一邊

我在微軟擔任PowerPoint事業部負責人的時候,經常需要回答客戶提出的問題,像是「我想要製作讓人容易理解的投影片,應該怎麼做才好?」「這份資料是哪裡不妥了?」等,在透過訪談了826位決策人員後,我重新了解「難以理解的資料」的特徵。

極端一點來說,「難以理解的資料」,就是「資訊量過多」的資料。

除了文字以外,如果將顏色、圖示、箭號等製作者覺得還不錯的大量資訊都放到資料上,反而會造成反效果。

資料上的訊息會透過五感進入大腦,而五感當中最具魄力的便是「視覺」帶來的訊息。就算我在演講時拚了命講到喉嚨都沙啞,聽的人仍會忘記我說了些什麼。也就是說,最好先思考以視覺讓資訊進入對方頭腦的戰略比較妥當。

另一方面,被舉出是「資料難以理解」的案例,有69%以上都是15秒內就被指正。

因此我們可以提出一個假設,就是無法在10秒內判斷是「容易理解」或「難以理解」的,就是「難以理解的資料」

根據此假設,我們請4,513人進行實驗,結果「容易理解的資料」與提交對象讚許的資料,對比其他資料的成交率,約有2.2倍的差異。

在此調查中我們得知,只要在看到資料的最初10秒進行判斷,若是「容易理解的資料」,那麼打動人心的機率就會上升。

 

  1. 不同職位者重視的要點也不相同

在訪談上至社長下至課長等各階層的人員時,發現不同職位看待資料的方式、判斷的方法也各有不同。

此外,職位相同但業種不同的人,他們的決策方式傾向一致。

下圖顯示的是經營者至工程人員的決策方式及興趣喜好。

舉例來說,最上面的經營者其實並非以邏輯,而是以情感來判斷事物的。

在公司這艘船上掌舵的經營者,目的當然是要追求利益,使股東能夠回收成本。

但是,他們在決定事物的時候,並不一定是針對投資效果等進行判斷。由於比起其他職位的人員,經營者要以更加長遠的觀點來看待事物,因此會更重視那件事(提案)能帶來什麼改變,也就是它未來能創造出什麼樣的價值。

經營者重視的是「情感價值」,這與去除痛苦、解決問題的探究不同,而是放眼在未來的喜悅能夠有所增加。

也就是說,若資料要提交給經營者,就必須考量:

‧與其從1到10完整說明邏輯,不如增加能深刻影響情感的事物

‧由於多半是為年長者所製作,所以字體要大、字數要少

這樣比較容易「一次OK」。

 

採用以上手法,就可以配合對方來做有效的準備,比方說「高級董事是理論派,因此採用數據與事例的邏輯解說來進攻」「開發者喜歡白紙(技術文件),因此投影片上只簡單說明,然後引導他們『詳細資訊在補充資料裡』會比較好」。這類手法會在106頁詳細說明。

 

另外,若是每次都要根據對方的屬性而變更製作資料的方式,會導致效率下降。

因此最好的辦法,就是打造出所有屬性都能有所迴響的規則,並且依該規則來製作資料

舉例來說,不管是哪個屬性,都傾向討厭投影片資訊量過多。

這就是方才已經說明過的,這種情況會被定義為「難以理解的資料」。若是對方看見文字量多的投影片,非常遺憾的,這會令他覺得疲憊,並不想再繼續看下去,結果自然無法讓對方了解內容。

能夠打動所有屬性的獲勝模式,會在第1章中詳細說明。

 

  1. 數字與簡潔的用色能震撼人心

要打動決策人員的心,重點在解決課題與感情價值。

課題解決是指消除目前感受到的疼痛;而感情價值則是實現未來的理想樣貌,感受到這兩項魅力就能做出決策。為了使對方能夠接受,可想而知使用數字將會是有效的作法。

為了檢驗此一假設,在以4,513人為對象的實驗中,也請參與者盡可能使用數字來展現業績及調查結果。

雖然無法證實有直接的因果關係,但畢竟最後結果中成交率確實提升了22%,想來數字造成的影響可能性頗高。

尤其是在開頭的自我介紹(公司簡介)中,如果能以數字來說明業績獲取信賴,然後再根據說明用數字來表示將提供對方的價值(利益或效果),對方通常都能接受,最後再整合說明,如此一來打動對方的可能性又更高了。

 

另外,決策者通常會在剛開始說明資料時,就決定其方向性。接下來會確認他的想法是否正確,或者其實並不正確。而在對方的確認作業中,最需要的就是接受度。也就是想要客觀性確認自己的認知正確。

因此最有效的三大關鍵就是:

(1)數字、(2)再現性、(3)可信賴的第三者意見

對方就是在找這些資料。因此只要這三項在開頭與後半出現的話,即可確知能增加對方的接受度。

另外,使用AI的Computer Vision這個功能,調查了「打動對方的資料」內的配色,結果發現投影片中使用的顏色數量偏少,平均為3.5種顏色,意思就是每張投影片大概只用了3色或4色。

配色的詳細使用方法會在第1章當中說明。

AI驗證!最強PPT製作法:照做就對了!提案成功率94%

原文書名:科学的に正しいずるい資料作成術

 

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