「內容至上」時代,頂尖業務員必備的「文字能力」!掌握七要點,培養你的「文案業務力」!

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文: 上阪徹

長年從事文字工作,接觸並撰寫許多文章的過程中,我以親身經驗歸納了七個讓文章「更通順好讀」的寫作習慣。

一、精簡短句

文句要精簡。一句話不要太長,最長請控制在三十字內,若真的得以長句子呈現,請使用連接詞將一個長句斷成兩句。

縮短文句的目的在於創造閱讀的「節奏」,那種讓人想要快點進入下個段落似地往下讀。要是一個句子講得落落長,就很容易發生讀到一半邏輯突然連不起來,再也讀不下去的情況。

二、找出句子的「節奏」

此外,我自己常會在「緊湊的長句」段落中適度穿插「明快的短句」,藉以創造閱讀的節奏。我也滿常利用像「如此一來,人生肯定會如何如何」「這麼做的話,就能簡單順利地如何如何……」等意思相近的描述來變換、調動語句的結構,就能為文字帶出不同的節奏。 

三、善用引號

引號是顯示對話的基本標點符號,但是在想要特別強調某件事,或是想表達與本來詞義稍有不同的時候,我就會運用這個引號。被引號上下包圍的詞,會讓人產生好奇心,進而達到引起讀者注意的效果。

四、不使用順接(連貫)的連接詞

我會盡可能少用「順接」的連接詞。因為「所以」「還有」「然後」這些順接連貫的連接詞(表示因果、選擇、承接等),容易給人拖泥帶水的感覺。如果用不用都沒差,意思通、讀起來也順的話,就不要加。

五、轉折的連接詞呈現文章節奏

雖然我會盡量少用順接的連接詞,但「但是」「只是」「不過」之類呈現情緒轉折的連接詞,卻是我常拿來製造閱讀情緒的利器。

太多的轉折連接詞會讓文章變得不好讀,但強調句子間的轉折關係,可以在讀者的心裡留下印象。有時為了想要講一件事,我常刻意逆向操作—先將相反的內容挪到前頭,再利用逆接轉折的連接詞來強調。

六、把難懂的文字變白話

永遠記住盡可能使用平易近人且容易理解的用語。假設在寫作過程中,腦子浮現的是艱深用詞或難懂的專業術語,都要試著去「翻譯」它。是的,就是要你「中文翻譯中文」。

七、讓讀者認同 

寫作時永遠要留意,務必要以讓讀者讀完後會產生「就是這樣」認同感的內容為目標。否則就容易陷入寫者自己的一廂情願。

銷售力Sales Power】特別授權節錄內容

摘錄自《10倍速!寫出最強文字:簡報、企劃、e-mail、部落格、履歷,超速完稿不用改!》,作者上阪徹,三采文化,2014年12月14日出版。