內部講師必看!用這五個方法,培訓課程從此不再頭痛

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在忙碌的工作環境中,許多上班族面臨著一個共同的挑戰——如何在有限的時間內,將自己所掌握的工作知識有條理地傳遞給同事/部屬/客戶。不論是培訓新人、分享經驗,還是進行工作流程的傳承,如何高效準備內部教學都是一項需要掌握的技能。這篇文章將從常見的痛點出發,並提供實用策略,幫助你快速設計有效的作內部教學。

1.課程框架設計:簡化複雜資訊

在日常工作中,龐大且零散的資料往往讓許多人在設計內部教學時感到壓力,尤其當面臨緊迫的時間限制時,很多人會感到不知從何下手。如何將這些繁雜的資訊轉化為清晰易懂的教學內容,是一個值得關注的挑戰。

設計一個簡單明確的課程框架,能幫助你快速組織工作知識。首先確定每個單元的標題、教學目標和內容綱要,讓教學有條理可循。框架的建立能讓你聚焦於核心內容,減少不必要的資訊傳遞,讓學員能快速掌握重點。

  • 確立框架
  • 盤點資源
  • 快速產出
  • 編輯審核

設計明確的課程框架可以幫助學員快速組織工作知識,而在設計框架時,知識點是否為核心知識,則是準備框架需要優先確認的內容。

核心資訊:學習的目標和實際的工作需求高度的相關,設計課程前要先確認「如果學員沒有學會這部分的內容,是否會影響他們的工作效率?」、「學員必須知道哪些才能夠立刻用於工作?」「哪些部分的內容是工作中高頻率使用?」舉例說明,如果目標是讓學員掌握設備維修的基本步驟,那核心資訊是具體的操作步驟與相關安全資訊。

非核心資訊:雖然有助於學員了解知識背景,但對於學習目標非必要。例如歷史背景、較少用的技術規範等,舉例「這些知識能夠增加理解,但非學員立即使用的內容」。

 

課程的框架設計比例,建議分成三個層次,將知識重點先作分類,有助於課程內容高效的結構化,幫助學習。

  • 核心學習70%:可以立即應用於工作、安全、效能有密切關係
  • 應該學習20%:非立即使用,但有助於深層理解或日後應用
  • 選修學習10%:背景知識或次要,另外學習補充
設計框架學習比例

2.資源盤點與補足:避免重複與缺漏

在準備內部教學時,你可能發現公司已有的資料不足以支撐整個教學內容,或部分資料已經過時。你擔心無法提供足夠的參考資料,影響教學效果。

在開始設計課程前,先盤點現有的內外部資源,確定哪些內容可以直接使用,哪些需要補充。當資料不足時,可以依靠自身經驗,錄製簡短的口述內容或使用現成的工具來補足細節,這樣既節省時間,又能快速填補資料的空缺,避免過多重複資料。

如何分辨哪些資料是有效的資源,則可以參考一下幾點

#1.資料來源是否可靠

內部資源:參考先前的培訓資料、流程指南、技術文件等,都是經過內部的驗證,符合公司的標準,可直接用於教學。

外部資源:如外部的免費資源(線上教學影片、技術文章),不過要評估內容的準確性是否跟公司的需求相關,作為補充資料使用。

#2.資源的時效性

目前使用的核心資源,版本需要最新且與目前現行的流程或技術標準一致,例如技術報告如果是舊設備或是舊時的操作流程不符合規範,則要更新。

#3.資料的完整性跟適用性

資料是否可以完整的符合教學目標,如果某一項資料技術內容涵蓋90%內容,但缺少了關鍵的步驟和最新的應用方式,則需要補充或是更新。如只是缺少部分的操作內容,則可以如同上述提到,錄製同事實際操作的過程,補足文字說明不足,能夠讓學員更直觀的了解操作步驟。


3.確認教學目標的重要性:讓教學內容更聚焦

許多人在設計內部教學時,容易將內容設計得過於廣泛,結果學員不清楚該學習的重點,無法有效應用所學知識於實際工作中。

在設計課程時,明確設定教學目標是關鍵。確保每一個單元都有具體的學習目標,並與實際工作需求緊密結合。這樣能讓學員清楚知道學習的方向,並快速掌握他們需要應用於工作的知識和技能。

假設你是一名設備工程師,負責設計內訓課程,培訓對象可能是新進的維修人員或是資深技術人員。此時,你需要根據實際的工作任務設定課程目標,這些目標必須與日常工作需求高度相關,以確保培訓的實用性和效率。而究竟是需要傳授機械的基礎維護?還是深入介紹進階修理技術?較建議先分析實際工作需求,再設定具體目標:

基礎維護:

假如你的課程針對新進維修人員,目的是讓他們能夠獨立完成日常的設備檢修與保養,那麼課程設計應該圍繞以下內容:

  • 泵浦設備的日常檢查流程
  • 基本故障的排除,如機械故障或簡單的運轉異常
  • 常見保養程序,例如潤滑油更換與清潔

這樣的課程目標聚焦在簡單、實用的操作上,能夠幫助新手快速上手,並減少設備的非計畫停機時間。

 

進階修理:

如果你的目標是讓資深工程師深入了解泵浦的複雜構造,課程的重點應放在:

  • 泵浦設備的詳細構造解析
  • 常見的高階異常現象及其診斷方法,例如運轉異常、振動問題、密封失效等
  • 如何使用專業的檢測設備來排查與修理進階故障

這樣的課程設計不僅要求學員具備理論背景,還需要他們能夠在實際操作中應用所學,特別是在高壓情況下快速解決問題。而如果需要確保教學的內容能實際的應用工作中,則須要考慮實際的使用情境:

Q1目前廠區最常使用的泵浦設備是哪一種類型?

針對這種類型的泵浦,應側重於其保養與維修步驟,並講解設備使用過程中最常出現的問題。

Q2我們在維修過程中最常發生的異常現象是什麼?

課程應包含針對這些常見異常的解決方案,讓學員能夠迅速掌握實用技能並應對日常挑戰。

Q3哪一類泵浦設備的維修保養過程最繁瑣、最耗時?

教學內容應涵蓋針對這類設備的高效維修方法,並探討如何簡化繁瑣的操作,以提升工作效率。


4.教材結構化與精進過程:保持教材的實用性

工作內容隨著時間推移往往會發生變化,過時的教學內容無法準確反映最新的工作流程和需求,這可能導致學員在學習過程中感到困惑,不確定所學是否能實際應用。因此,保持教學資料的更新和實用性至關重要。這也是許多職場人士在進行內部教學時面臨的痛點。

#1.簡化複雜資訊

將教材結構化可以幫助簡化繁瑣的資訊,讓學習過程更加有條理。例如,如果你是一位設備工程師,需向同事傳遞某個型號的維修保養檢查注意事項,原始教學資料可能包含機器說明書、技術圖表、或長篇的操作手冊。這些資料往往過於詳細、晦澀,不便快速學習。

例如,這些資料濃縮為數個關鍵步驟。比如將保養檢查拆解為「設備停機檢查」、「零部件清理」、「異常檢測」等步驟,每個步驟簡單明瞭、重點突出,讓學員更容易消化和記住。

#2.收集學員反饋進行優化

學員反饋是優化教材的重要來源。當學員在實際應用教材後,可能發現某些步驟缺乏清晰度或有冗餘資訊。定期收集這些反饋,並根據反饋對教材進行調整,能夠使教學內容更實用、更貼近實際工作需求。

舉例,假設你發現學員在使用某台機器進行保養時,經常出現相同的操作錯誤,這表明教材中關於該步驟的說明可能不足。你可以依據學員的反饋,增加該步驟的詳細說明或添加輔助圖片,讓後續的學員能避免相同錯誤。

#3.持續改進以保持教材實用性 

隨著設備和技術的進步,教學資料必須與時俱進,以反映最新的實踐經驗和技術要求。教材的結構化設計為持續改進奠定了基礎,因為結構化資料易於調整和更新。

例如,當新型設備或新的維修標準被引入時,你可以輕鬆將這些新知識整合到現有教材的相關模塊中,而無需重新編寫整個教材。這種模塊化的設計使教材具備靈活性,能夠應對不斷變化的工作需求。

#4.減少學習負擔並提高學習效率 

結構化的教學內容將複雜的步驟和知識點拆分為易於理解的小模塊,每個模塊都有明確的主題和學習重點,學員可以根據自己的需求進行調整和應用,這將減少他們的學習負擔,提高學習效率。

舉例:如果學員只需掌握特定的維修技巧,而無需完整了解設備的所有細節,你可以讓他們直接學習與該維修技巧相關的模塊。這樣,學員能快速集中精力掌握所需的核心知識,而不會被冗長的背景資料分散注意力。

#5.提供視覺化輔助工具 

除了文字說明外,結構化教材還可以通過視覺化工具幫助學員更好地理解內容。圖表、流程圖或操作示範圖片可以使複雜的步驟變得直觀,減少理解上的障礙。

舉例,在傳授某型號泵浦的維修保養過程中,可以將保養步驟用簡單的流程圖表示,並附上圖片來展示具體的維修細節。這樣,學員可以通過視覺輔助工具快速了解各步驟的順序與重點。

甚至可以透過Before、After的圖片加以對比,透過差異可以更快速的找出差異性。

5.使用教案公版:快速組織教學資料

許多人並沒有足夠的時間去設計完整的教案,特別是面臨緊急任務時,如何快速組織教學資料成為一個主要挑戰。

使用標準化的教案公版,能幫助你在短時間內高效完成教學資料的整理。公版通常包括標題頁、課程摘要、單元分隔頁等,讓你可以直接填入內容,減少格式上的煩惱。這不僅提升了準備的效率,還能讓課程呈現更加專業、統一。

如有數據的要求,可以先建立基本的通用格式,當有類似需求只針對部分項目進行簡單修改即可,而不需要從零開始構思。

心態的轉變:從創新到高效創造

多數我們都將過多的精力放在從零開始更新教案,擔心公版會讓教學的過程中沒有新意。事實上,高效的教材不必追求每一次的創新,而是聚焦在「教案設計邏輯」,如何通過已有的框架和標準整合關鍵的知識,根據聽眾的不同做出靈活調整。每一次的備課,都可以先問問自己,有哪些已經整理好的素材可以重複使用?降低從零開始養的壓力,讓精力集中在內容的更新或是數據的優化上,而非重複編排格式。

且共享標準化的教案可以讓整個團隊受益,透過共享的教案庫,夥伴可以從中獲取設計好或是需要的模板,發揮1+1>2的效益。可以明顯地縮短培訓準備的時間。

最關鍵的部分是可以將公司的知識管理有效的傳承,確保知識不會因人員的流動而流失,提高組織的整體生產力與競爭力。

總結來說,內部培訓的設計應在有限的時間和資源下,既具策略性又實用,這樣才能真正提高學員的工作能力和組織的整體效能。我們可以快速且高效地產出內訓課程,並確保這些課程能夠針對不同場景靈活應對,不僅縮短備課時間,還提升課程的實用性。


 #文章重點懶人包

#課程架構懶人包

#1課程框架設計

  • 簡化複雜資訊,聚焦核心內容。
  • 設定清晰的教學目標,建立條理化的內容綱要。

#2資源盤點與補足

  • 利用企業內部資源,避免重複創建資料。
  • 補充缺失部分的資源,快速錄製短影片或使用外部免費資源。

#3明確教學目標

  • 根據工作任務設定具體教學目標,與日常工作需求緊密結合。
  • 保證課程內容具實用性,學員能即時應用於實際工作。

#4教材模組化設計

  • 將教學內容結構化、模組化,靈活應對不同場景。
  • 透過學員反饋持續更新教材,確保其實用性。

#5標準化與共享公版

  • 使用標準化教案公版可快速組織教學資料,提升準備效率。
  • 透過共享教案庫,縮短整體備課時間,促進團隊知識傳遞。

透過這種結構化的課程設計方法,無論你是面對緊急的任務需求,還是進行定期的員工培訓,都能以最少的時間投入,達到最佳的教學效果。最終目標是將知識管理融入企業日常,確保關鍵技能能有效傳遞,並隨著技術與工作需求的變化靈活更新,從而提高組織的競爭力與生產力。

以下另外整理了一些素材網站,提供講師們製作教材時參考使用。


免費圖片網站

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