提高會議效率
開會效率（efficiency）決定團隊效能（effectiveness）
「開會」是上班族行事曆上不可或缺的項目，特別是晉升為管理職後，大小會議幾乎占據了主管大部分的時間。一次集合不同單位同事共聚一堂，看似為跨部門溝通的一種好方式。但是實際上許多效率低落的會議，經常圍繞在沒有建設性的對話，這些沒有產值的時間浪費，也隨著出席人數而倍數增加。
因此，若是我們瞭解到每位員工的時間都是最寶貴的資產，就有責任去共同維持會議進行的效率。特別是負責召開會議的主席，對於議題的主導、發言的聚焦、時間的掌控，絕對扮演了最重要的角色。
主角是我們，不是他們
在部門會議裡，最常見到的現象就是對其他單位的批評。或許這是抒發壓力的一種方式，世界上本來也就沒有完美的工作環境，但是這一類缺乏建設性的言論出現在團體討論中，除了將負面情緒感染給更多人，實質上不會帶來任何幫助。
更重要的是，當我們習慣去談論別人的缺失，往往就忽略了自己該做些什麼。於是在一連串的抱怨之後，可能發現那些都是自己無法掌控的部分。會議結束，一家公司什麼也沒有改變。所以讓會議更有建設性的第一步，就是把討論的主角從「他們」改為「我們」。
三少三多的開會原則
我將它稱為「三少、三多」的開會原則。少說別人哪裡做得不好，多說自己哪裡可以改進；少說別人應該改變什麼，多說自己應該改變什麼；少說一件事有多少困難、多少阻礙，多說一件事有什麼可能的解決方案。
當談話的主詞從「別人」改為「自己」，我們的發言會變得比較謹慎，漫無目的的批評無形中就減少了。再者，會議最重要的目的，本來就是會後採取的行動對策，多談論自己要做些什麼，遠比評論別人該做些什麼來得重要。
從評論者變成行動家
會議主席最重要的職責，就是讓每個人脫離「評論者」的迷思，成為真正的「行動家」。前者總是聚焦在別人身上，永遠當一個毫無責任、動口不動手的旁觀者；而後者的焦點在自己身上，因為可以實際採取行動、檢討修正的人就是自己。
讓會議中更有生產力、會議後更有行動力的秘訣，就是不斷圍繞在行動對策（Action Plan／To-Do-List）。每次會議的第一個議程，就是檢視上一次會議決議的執行落實情況；而最後一個議程，就是複誦每個人離開會議室後要採取的行動。
高效率的會議，可以讓團隊的效能倍增；相對的，低效率帶來的負面效應，也會倍數複製。在走進會議室前，別忘了每個人都有發言的權利，也都有讓團隊變得更好的責任。
【吳育宏的個人著作】
- 《讓90%大客戶都點頭的B2B簡報聖經》，大是文化出版社，2018年4月2日出版。
- 《90％高級主管出身業務，B2B聖經》，大是文化出版社，2015年12月29日出版。
