內部講師必看！用這五個方法，培訓課程從此不再頭痛

2024-10-14

133

在忙碌的工作環境中，許多上班族面臨著一個共同的挑戰——如何在有限的時間內，將自己所掌握的工作知識有條理地傳遞給同事/部屬/客戶。不論是培訓新人、分享經驗，還是進行工作流程的傳承，如何高效準備內部教學都是一項需要掌握的技能。這篇文章將從常見的痛點出發，並提供實用策略，幫助你快速設計有效的作內部教學。

1.課程框架設計：簡化複雜資訊

在日常工作中，龐大且零散的資料往往讓許多人在設計內部教學時感到壓力，尤其當面臨緊迫的時間限制時，很多人會感到不知從何下手。如何將這些繁雜的資訊轉化為清晰易懂的教學內容，是一個值得關注的挑戰。

設計一個簡單明確的課程框架，能幫助你快速組織工作知識。首先確定每個單元的標題、教學目標和內容綱要，讓教學有條理可循。框架的建立能讓你聚焦於核心內容，減少不必要的資訊傳遞，讓學員能快速掌握重點。

確立框架
盤點資源
快速產出
編輯審核

設計明確的課程框架可以幫助學員快速組織工作知識，而在設計框架時，知識點是否為核心知識，則是準備框架需要優先確認的內容。

核心資訊：學習的目標和實際的工作需求高度的相關，設計課程前要先確認「如果學員沒有學會這部分的內容，是否會影響他們的工作效率？」、「學員必須知道哪些才能夠立刻用於工作？」「哪些部分的內容是工作中高頻率使用？」舉例說明，如果目標是讓學員掌握設備維修的基本步驟，那核心資訊是具體的操作步驟與相關安全資訊。

非核心資訊：雖然有助於學員了解知識背景，但對於學習目標非必要。例如歷史背景、較少用的技術規範等，舉例「這些知識能夠增加理解，但非學員立即使用的內容」。

課程的框架設計比例，建議分成三個層次，將知識重點先作分類，有助於課程內容高效的結構化，幫助學習。

核心學習70%：可以立即應用於工作、安全、效能有密切關係
應該學習20%：非立即使用，但有助於深層理解或日後應用
選修學習10%：背景知識或次要，另外學習補充

2.資源盤點與補足：避免重複與缺漏

在準備內部教學時，你可能發現公司已有的資料不足以支撐整個教學內容，或部分資料已經過時。你擔心無法提供足夠的參考資料，影響教學效果。

在開始設計課程前，先盤點現有的內外部資源，確定哪些內容可以直接使用，哪些需要補充。當資料不足時，可以依靠自身經驗，錄製簡短的口述內容或使用現成的工具來補足細節，這樣既節省時間，又能快速填補資料的空缺，避免過多重複資料。

如何分辨哪些資料是有效的資源，則可以參考一下幾點

#1.資料來源是否可靠

內部資源：參考先前的培訓資料、流程指南、技術文件等，都是經過內部的驗證，符合公司的標準，可直接用於教學。

外部資源：如外部的免費資源（線上教學影片、技術文章），不過要評估內容的準確性是否跟公司的需求相關，作為補充資料使用。

#2.資源的時效性

目前使用的核心資源，版本需要最新且與目前現行的流程或技術標準一致，例如技術報告如果是舊設備或是舊時的操作流程不符合規範，則要更新。

#3.資料的完整性跟適用性

資料是否可以完整的符合教學目標，如果某一項資料技術內容涵蓋90%內容，但缺少了關鍵的步驟和最新的應用方式，則需要補充或是更新。如只是缺少部分的操作內容，則可以如同上述提到，錄製同事實際操作的過程，補足文字說明不足，能夠讓學員更直觀的了解操作步驟。

3.確認教學目標的重要性：讓教學內容更聚焦

許多人在設計內部教學時，容易將內容設計得過於廣泛，結果學員不清楚該學習的重點，無法有效應用所學知識於實際工作中。

在設計課程時，明確設定教學目標是關鍵。確保每一個單元都有具體的學習目標，並與實際工作需求緊密結合。這樣能讓學員清楚知道學習的方向，並快速掌握他們需要應用於工作的知識和技能。

假設你是一名設備工程師，負責設計內訓課程，培訓對象可能是新進的維修人員或是資深技術人員。此時，你需要根據實際的工作任務設定課程目標，這些目標必須與日常工作需求高度相關，以確保培訓的實用性和效率。而究竟是需要傳授機械的基礎維護？還是深入介紹進階修理技術？較建議先分析實際工作需求，再設定具體目標：

基礎維護：

假如你的課程針對新進維修人員，目的是讓他們能夠獨立完成日常的設備檢修與保養，那麼課程設計應該圍繞以下內容：

泵浦設備的日常檢查流程
基本故障的排除，如機械故障或簡單的運轉異常
常見保養程序，例如潤滑油更換與清潔

這樣的課程目標聚焦在簡單、實用的操作上，能夠幫助新手快速上手，並減少設備的非計畫停機時間。

進階修理：

如果你的目標是讓資深工程師深入了解泵浦的複雜構造，課程的重點應放在：

泵浦設備的詳細構造解析
常見的高階異常現象及其診斷方法，例如運轉異常、振動問題、密封失效等
如何使用專業的檢測設備來排查與修理進階故障

這樣的課程設計不僅要求學員具備理論背景，還需要他們能夠在實際操作中應用所學，特別是在高壓情況下快速解決問題。而如果需要確保教學的內容能實際的應用工作中，則須要考慮實際的使用情境：

Q1目前廠區最常使用的泵浦設備是哪一種類型？

針對這種類型的泵浦，應側重於其保養與維修步驟，並講解設備使用過程中最常出現的問題。

Q2我們在維修過程中最常發生的異常現象是什麼？

課程應包含針對這些常見異常的解決方案，讓學員能夠迅速掌握實用技能並應對日常挑戰。

Q3哪一類泵浦設備的維修保養過程最繁瑣、最耗時？

教學內容應涵蓋針對這類設備的高效維修方法，並探討如何簡化繁瑣的操作，以提升工作效率。

4.教材結構化與精進過程：保持教材的實用性

工作內容隨著時間推移往往會發生變化，過時的教學內容無法準確反映最新的工作流程和需求，這可能導致學員在學習過程中感到困惑，不確定所學是否能實際應用。因此，保持教學資料的更新和實用性至關重要。這也是許多職場人士在進行內部教學時面臨的痛點。

#1.簡化複雜資訊

將教材結構化可以幫助簡化繁瑣的資訊，讓學習過程更加有條理。例如，如果你是一位設備工程師，需向同事傳遞某個型號的維修保養檢查注意事項，原始教學資料可能包含機器說明書、技術圖表、或長篇的操作手冊。這些資料往往過於詳細、晦澀，不便快速學習。

例如，這些資料濃縮為數個關鍵步驟。比如將保養檢查拆解為「設備停機檢查」、「零部件清理」、「異常檢測」等步驟，每個步驟簡單明瞭、重點突出，讓學員更容易消化和記住。

#2.收集學員反饋進行優化

學員反饋是優化教材的重要來源。當學員在實際應用教材後，可能發現某些步驟缺乏清晰度或有冗餘資訊。定期收集這些反饋，並根據反饋對教材進行調整，能夠使教學內容更實用、更貼近實際工作需求。

舉例，假設你發現學員在使用某台機器進行保養時，經常出現相同的操作錯誤，這表明教材中關於該步驟的說明可能不足。你可以依據學員的反饋，增加該步驟的詳細說明或添加輔助圖片，讓後續的學員能避免相同錯誤。

#3.持續改進以保持教材實用性

隨著設備和技術的進步，教學資料必須與時俱進，以反映最新的實踐經驗和技術要求。教材的結構化設計為持續改進奠定了基礎，因為結構化資料易於調整和更新。

例如，當新型設備或新的維修標準被引入時，你可以輕鬆將這些新知識整合到現有教材的相關模塊中，而無需重新編寫整個教材。這種模塊化的設計使教材具備靈活性，能夠應對不斷變化的工作需求。

#4.減少學習負擔並提高學習效率

結構化的教學內容將複雜的步驟和知識點拆分為易於理解的小模塊，每個模塊都有明確的主題和學習重點，學員可以根據自己的需求進行調整和應用，這將減少他們的學習負擔，提高學習效率。

舉例：如果學員只需掌握特定的維修技巧，而無需完整了解設備的所有細節，你可以讓他們直接學習與該維修技巧相關的模塊。這樣，學員能快速集中精力掌握所需的核心知識，而不會被冗長的背景資料分散注意力。

#5.提供視覺化輔助工具

除了文字說明外，結構化教材還可以通過視覺化工具幫助學員更好地理解內容。圖表、流程圖或操作示範圖片可以使複雜的步驟變得直觀，減少理解上的障礙。

舉例，在傳授某型號泵浦的維修保養過程中，可以將保養步驟用簡單的流程圖表示，並附上圖片來展示具體的維修細節。這樣，學員可以通過視覺輔助工具快速了解各步驟的順序與重點。

甚至可以透過Before、After的圖片加以對比，透過差異可以更快速的找出差異性。

5.使用教案公版：快速組織教學資料

許多人並沒有足夠的時間去設計完整的教案，特別是面臨緊急任務時，如何快速組織教學資料成為一個主要挑戰。

使用標準化的教案公版，能幫助你在短時間內高效完成教學資料的整理。公版通常包括標題頁、課程摘要、單元分隔頁等，讓你可以直接填入內容，減少格式上的煩惱。這不僅提升了準備的效率，還能讓課程呈現更加專業、統一。

如有數據的要求，可以先建立基本的通用格式，當有類似需求只針對部分項目進行簡單修改即可，而不需要從零開始構思。

心態的轉變：從創新到高效創造

多數我們都將過多的精力放在從零開始更新教案，擔心公版會讓教學的過程中沒有新意。事實上，高效的教材不必追求每一次的創新，而是聚焦在「教案設計邏輯」，如何通過已有的框架和標準整合關鍵的知識，根據聽眾的不同做出靈活調整。每一次的備課，都可以先問問自己，有哪些已經整理好的素材可以重複使用？降低從零開始養的壓力，讓精力集中在內容的更新或是數據的優化上，而非重複編排格式。

且共享標準化的教案可以讓整個團隊受益，透過共享的教案庫，夥伴可以從中獲取設計好或是需要的模板，發揮1+1>2的效益。可以明顯地縮短培訓準備的時間。

最關鍵的部分是可以將公司的知識管理有效的傳承，確保知識不會因人員的流動而流失，提高組織的整體生產力與競爭力。

總結來說，內部培訓的設計應在有限的時間和資源下，既具策略性又實用，這樣才能真正提高學員的工作能力和組織的整體效能。我們可以快速且高效地產出內訓課程，並確保這些課程能夠針對不同場景靈活應對，不僅縮短備課時間，還提升課程的實用性。

#文章重點懶人包

#1課程框架設計

簡化複雜資訊，聚焦核心內容。
設定清晰的教學目標，建立條理化的內容綱要。

#2資源盤點與補足

利用企業內部資源，避免重複創建資料。
補充缺失部分的資源，快速錄製短影片或使用外部免費資源。

#3明確教學目標

根據工作任務設定具體教學目標，與日常工作需求緊密結合。
保證課程內容具實用性，學員能即時應用於實際工作。

#4教材模組化設計

將教學內容結構化、模組化，靈活應對不同場景。
透過學員反饋持續更新教材，確保其實用性。

#5標準化與共享公版

使用標準化教案公版可快速組織教學資料，提升準備效率。
透過共享教案庫，縮短整體備課時間，促進團隊知識傳遞。

透過這種結構化的課程設計方法，無論你是面對緊急的任務需求，還是進行定期的員工培訓，都能以最少的時間投入，達到最佳的教學效果。最終目標是將知識管理融入企業日常，確保關鍵技能能有效傳遞，並隨著技術與工作需求的變化靈活更新，從而提高組織的競爭力與生產力。

以下另外整理了一些素材網站，提供講師們製作教材時參考使用。

免費圖片網站

Unsplash

網址: unsplash.com
| 高品質的照片，涵蓋各種主題，無需註明作者可商業使用。

Pexels

網址: pexels.com
| 高品質照片和影片，提供免費下載與商業使用。

Pixabay

網址: pixabay.com
| 免費的圖片、插圖、矢量圖和影片素材，無需標註作者，可商業使用。
| 專注於商業用途的免費圖片，適合電商與創業者使用。

Flaticon

網址: flaticon.com
| 超過數百萬的免費圖標，可根據需要修改和使用，部分需要署名。

unDraw

網址: undraw.co
| 提供各類免費客製的插圖，適合網站和應用設計，無需標註作者。

時短だ

網址：https://jitanda.com/
| 提供各種日系免類插圖

human pictogram2.0

網址：https://pictogram2.com/?lang=en
| 提供各種運動類插圖

ICOOON MONO

網址：https://icooon-mono.com/
| 提供各類插圖可下載PNG、SVG