「寄件備份」為何會變成最佳個人助理?不要小看e-mail的作用了

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電子郵件管理 吳育宏

電子郵件管理

文:吳育宏(行銷專家)

e-mail是數位環境下的重要工具

在各行各業工作環境都朝數位化發展的趨勢下,電子郵件(e-mail)已不僅僅是發揮「傳遞資訊」的功能,它對於個人的日常工作管理,以及主管的團隊管理、跨部門溝通,都扮演越來越重要的角色。

擅用電子郵件這項數位工具的人,不但可以有效提升自己的工作效率,也能在越來越複雜的組織環境中做好整合、協調的任務,進而在管理工作上達到事半功倍的效果。

責任模糊,管理就失焦

有位剛晉升為管理職的幹部,負責帶領一個3人的團隊,他向我談到領導工作遭遇的挑戰與瓶頸。某次他交辦一項簡單的任務,請單位同事將某份文件複印3份,隔日交到會議室給公司的總經理。想不到當日總經理在會議室收到的文件只有1份,便將責任怪罪到這位基層幹部身上,認為他交辦事情、分派工作出了問題。

這位幹部把同事找來,詢問為何從先前交待的3份變成1份。由於這是一項「口頭」交辦的工作,他的部屬又一下子含糊其辭、解釋不清,一下子又把責任推給影印室的員工。一項簡單工作的溝通不但被模糊焦點,也傷害了他領導團隊的威信,以及他在上司心目中的形象。

由於類似的狀況發生了好幾次,這位基層主管找不到有效的解決辦法,直呼看似簡單的向上、向下管理,怎麼會在執行上變得如此困難。我給他的建議,就是擅用電子郵件這項溝通工具。

工作內容文字化,有助於雙向管理

首先,面對不夠細心甚至習慣推卸責任的員工,再小的交辦事項都可以透過e-mail來留下記錄。任務的「人、事、時、地、物」被文字化之後,就對主管與部屬發揮「雙向」提醒的作用。此外,每一封e-mail都留存有寄出時間,任務指派之後多久被處理完成,都可以被客觀的追溯與檢視。我們不必把每一位員工都當成小學生來監督和管理,但是對於那些粗心大意、執行力有斷層的人,或許這是一種好方法,同時也是訓練他們的一種重要過程。

除了向下管理之外,e-mail也是用來「向上管理」的重要工具。我們的頂頭上司可能公務繁忙,沒有太多時間去過問每一項工作的細節,大多數人的向上管理、向上溝通因此變得太過被動。若是我們養成用e-mail報告工作進度的習慣,或是在重要的郵件上主動副本抄送(c.c.)給主管,是不是能加強與主管之間的默契與信任感呢?

魔鬼都在執行

當我們把向上、向下、橫向溝通的重要事項,都帶入到e-mail的管理系統之後,「寄件備份」就成了我們最佳的工作助手和貼心秘書。養成習慣在每日開始工作的前5分鐘,瀏覽一下昨日發出哪些郵件、溝通了哪些事情,就能夠快速掌握工作上要跟催和落實的重點。

電子郵件是一項再簡單不過的工具,然而只要在應用的細節上多加注意,我們可以發現許多提高工作效率的方法。就像大部分那些歷久不衰的道理,大多不會談論太過艱深的理論,而是闡述一個再簡單不過的觀念。就如同Mary Kay創辦人玫琳凱‧艾施曾說過的:「想法多得不值錢,執行他們的人才是無價。」

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